انواع صورتحساب های الکترونیکی در سامانه مودیان به زبان ساده
با اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان همهٔ فروشندگان و ارائه‌دهندگان خدمات موظف شدند صورتحساب‌های خود را به‌صورت الکترونیکی و از طریق زیرساخت‌های مالیاتی کشور صادر و ثبت کنند. اقدامی که ضمن افزایش سرعت و دقت در رد و بدل کردن اسناد مالی شفافیت و نظارت بر گردش معاملات را به‌طرز چشمگیری ارتقا می‌دهد. این مقاله با بررسی ساده و کاربردی انواع صورتحساب‌های الکترونیکی در سامانه مودیان شما را با این مبحث مهم اشنا می کند
صورتحساب الکترونیکی چیست؟
قبل از الکترونیکی شدن صورتحسابها فاکتورها به صورت دستی تکمیل میشدند و به سازمان امور مالیاتی ارسال میشدند.این روش چند مشکل اساسی داشت پر کردن دستی اطلاعات نام خریدار/فروشنده کد ملی یا اقتصادی گاها با خطا همراه می شد.نبود قالب یکپارچه باعث می‌شد هر شرکت یا حسابداری فرم و ساختار متفاوتی داشته باشد و داده‌ها قابل تحلیل نبودندارسال فاکتور به دست مراجع مالیاتی با تاخیر همراه بود.این روش نیاز به مصرف کاغذ داشت. این حجم از کاعذها باید در یک محل فیزیکی نگهداری می شدندامکان دستکاری یا جعل سریع شماره‌گذاری و محتویات فاکتور به‌راحتی وجود داشت.تهیه گزارشات دوره‌ای (ماهانه/فصلی) نیازمند ورود مجدد داده‌ها به نرم‌افزارهای حسابداری بود.آتش‌سوزی سیل یا آسیب فیزیکی می‌توانست آرشیو کاغذی را نابود کند.جابه‌جایی و جستجوی فاکتورهای قدیمی بسیار زمان‌بر و پرهزینه بود. تمامی این عوامل باعث شد تا فاکتورهای کاغذی حذف شوند و جای خود را به صورتحساب های الکترونیکی بدهند
صورتحساب الکترونیکی معادل دیجیتال فاکتورهای کاغذی قدیمی است که به‌صورت ساخت‌یافته (معمولاً در قالب XML) تولید و از طریق سامانه مودیان یا پایانه‌های فروشگاهی آنلاین به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌شود. در این روش به‌جای تهیه برگه و تکمیل دستی همهٔ داده‌های فروش شامل اطلاعات خریدار و فروشنده اقلام معامله مبالغ (اصلی و مالیات بر ارزش‌افزوده) و شناسه یکتای مالیاتی به‌طور خودکار و الکترونیکی ثبت می‌گردد.
مزایای ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان
-
شفافیت مالیاتی
ارسال آنی و یکپارچه اطلاعات به سیستم مالیاتی امکان رصد دقیق‌تر گردش معاملات و پیشگیری از فرار مالیاتی را فراهم می‌کند. -
کاهش خطا و هزینه
حذف ورود دستی داده‌ها خطاهای انسانی را کاهش داده و هزینه‌های چاپ ارسال و بایگانی برگه‌های کاغذی را از بین میبرد. -
سرعت و سهولت در پیگیری
امکان جستجو و دریافت سریع صورتحسابها در کارپوشه الکترونیکی مودیان فرایند تأیید و گزارش‌گیری را تسهیل می‌کند. -
امنیت و پایداری داده‌ها
ذخیره‌سازی متمرکز در سرورهای سازمان امور مالیاتی تضمین دسترسی پایدار و حفظ محرمانگی اطلاعات را ممکن می‌سازد.
انواع صورتحساب های الکترونیکی
سه نوع اصلی صورتحساب الکترونیکی داریم:
-
صورتحساب نوع اول
شامل تمام اطلاعات خریدار و فروشنده و جزئیات کالا/خدمت امکان استفاده از اعتبار مالیاتی. -
صورتحساب نوع دوم
فقط اطلاعات فروشنده و کالا/خدمت را دارد (B2C نقدی) اطلاعات خریدار ثبت نمی‌شود. -
صورتحساب نوع سوم
رسید دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت تنها مبلغ تاریخ و شناسه فروشگاهی درج می‌شود
صورتحساب الکترونیکی نوع اول (B2B)
کامل‌ترین نوع صورتحساب الکترونیکی است که حاوی تمام اطلاعات ضروری است.معادل همان فاکتور رسمی سنتی است که افراد از قبل با آن آشنا هستند فقط از طریق سامانه مودیان صادر می‌شود.این نوع صورتحساب برای معاملات تجاری بین دو واحد اقتصادی ( تعریف شده و مهم‌ترین ویژگی‌اش ثبت کامل اطلاعات طرفین معامله و جزئیات کالا یا خدمات است.در این نوع صورتحساب خریدار میتواند از اعتبار مالیاتی بهره مند شود.فعالان اقتصادی برای قبول شدن هزینه‌ها و خریدهایشان نزد سازمان امور مالیاتی باید این نوع صورتحساب را دریافت کنند.این صورتحساب دارای شناسه منحصر به فرد ۲۲ رقمی است که توسط سازمان امور مالیاتی صادر می‌شود.
در حال حاضر برای صورتحساب نوع اول 9 الگو توسط سازمان امور مالیاتی تعریف شده تا پوشش‌دهنده انواع مختلف معاملات باشد:
-
فروش عمومی
-
فروش ارزی (دریافت ارز خارجی)
-
قرارداد پیمانکاری
-
قبوض خدماتی (آب برق گاز و…)
-
بلیت هواپیما
-
صادرات کالا
-
طلا جواهر و پلاتین
- الگوی بارنامه
- الگوی بورس اوراق بهادر
هر کسب‌وکار بسته به ماهیت فعالیت از یکی از این الگوها استفاده می‌کند تا ساختار اطلاعات به شکل استاندارد و منطبق بر نیاز سازمان مالیاتی باشد
صورتحساب الکترونیکی نوع دوم
صورتحساب الکترونیکی نوع دوم یک نوع صورتحساب با جزئیات محدودتر نسبت به نوع اول است. این نوع صورتحساب فقط حاوی اطلاعات فروشنده و اطلاعات کالا/خدمات می‌باشد و اطلاعات خریدار در آن درج نمی‌شود. به همین دلیل این نوع صورتحساب برای اعتبار مالیات بر ارزش افزوده قابل استفاده نیست و مبلغ خرید ثبت شده در آن از نظر مالیاتی مورد قبول واقع نمی‌شود. این نوع صورتحساب از نظر الگو محدودتر است و فقط دو الگوی “فروش” و “طلا و جواهر و پلاتین” را پشتیبانی می‌کند. با توجه به محدودیت‌های آن صورتحساب نوع دوم برای معاملاتی که نیاز به اعتبار مالیاتی ندارند یا در مواردی که ثبت اطلاعات خریدار ضروری نیست استفاده می‌شود.در ادامه با یک مثال کاربردی شما را با تفاوت بین صورتحساب الکترونیکی نوع اول ودوم آشنا خواهیم کرد.
فرض کنید شما صاحب یک فروشگاه لوازم خانگی هستید. یک مشتری عادی (یک شهروند معمولی) برای خرید یک یخچال به فروشگاه شما مراجعه می‌کند و قصد ندارد این خرید را به عنوان هزینه کسب و کار خود ثبت کند یا اعتبار مالیاتی بگیرد.
در این حالت شما برای این فروش یک صورتحساب الکترونیکی نوع دوم صادر می‌کنید که در آن:
- اطلاعات فروشگاه شما (نام آدرس شماره ثبت مالیاتی)
- مشخصات کالای فروخته شده (یخچال مدل X برند Y)
- قیمت کالا
- تاریخ فروش
- مالیات بر ارزش افزوده
درج می‌شود اما اطلاعات هویتی خریدار (نام کد ملی آدرس و…) در این صورتحساب درج نمی‌شود.
این مشتری نمی‌تواند از این صورتحساب برای گرفتن اعتبار مالیاتی استفاده کند اما به عنوان سند خرید و گارانتی کالا میتواند از آن استفاده نماید. این نوع صورتحساب بیشتر در معاملات با مصرف‌کنندگان نهایی (B2C) کاربرد دارد
صورتحساب الکترونیکی نوع سوم
صورتحساب الکترونیکی نوع سوم همان رسید دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت است که هنگام خرید به مشتری داده می‌شود. این نوع صورتحساب بسیار ساده‌تر از انواع دیگر است و فقط حاوی اطلاعات اولیه مانند:
- مبلغ خرید
- تاریخ و زمان تراکنش
- شماره پایانه فروش
- شماره سوئیچ تراکنش
- احتمالاً نام فروشنده (به صورت خیلی مختصر)
در این نوع صورتحساب اطلاعات خریدار اصلاً وجود ندارد و همچنین جزئیات دقیقی از کالا یا خدمات خریداری شده هم درج نمی‌شود. به همین دلیل این نوع صورتحساب برای اعتبار مالیاتی یا ثبت هزینه‌های قابل قبول مالیاتی پذیرفته نمی‌شود.
این نوع صورتحساب برخلاف نوع اول و دوم فاقد الگوی خاصی است و همان فرمت استاندارد رسید کارتخوان را دارد که معمولاً در خریدهای روزمره و خرده‌فروشی‌ها با آن مواجه می‌شویم
جدول مقایسه انواع صورتحساب الکترونیکی
| ویژگی | صورتحساب نوع اول | صورتحساب نوع دوم | صورتحساب نوع سوم |
|---|---|---|---|
| اطلاعات فروشنده | ✓ کامل | ✓ کامل | ⚠ محدود (فقط نام) |
| اطلاعات خریدار | ✓ کامل | ✗ ندارد | ✗ ندارد |
| اطلاعات کالا/خدمات | ✓ کامل | ✓ کامل | ✗ ندارد |
| روش صدور | سامانه مودیان | سامانه مودیان | دستگاه کارتخوان/درگاه پرداخت |
| اعتبار مالیاتی | ✓ دارد | ✗ ندارد | ✗ ندارد |
| پذیرش هزینه‌ها | ✓ قابل قبول | ✗ غیرقابل قبول | ✗ غیرقابل قبول |
| الگوهای موجود | 9 الگو (فروش عمومی فروش ارزی پیمانکاری بلیط هواپیما قبوض خدماتی صادرات طلا و جواهربارنامه بورس) | ۲ الگو (فروش عمومی طلا و جواهر) | فاقد الگو (رسید استاندارد) |
| کاربرد اصلی | معاملات B2B | معاملات B2C | خرده‌فروشی روزمره |
| نیاز به تأیید خریدار | ✓ ۳۰ روز مهلت | ✗ نیاز ندارد | ✗ نیاز ندارد |
| شناسه منحصربه‌فرد ۲۲ رقمی | ✓ دارد | ✓ دارد | ✗ ندارد |
فرآیند صدور و تأیید صورتحسابها
فرآیند صدور و تأیید صورتحساب الکترونیکی به این صورت است که ابتدا فروشنده با مراجعه به سامانه مودیان وارد حساب کاربری خود می‌شود اطلاعات کامل خریدار (در صورتحساب نوع اول) و جزئیات کالا یا خدمات (شامل شرح تعداد شناسه کالا قیمت واحد و مالیات بر ارزش افزوده) را در فرم مربوطه وارد کرده و صورتحساب را صادر می‌کند.صدور صورتحساب با از طریق نرم افزار واسط سامانه مودیان صورت میگیرد و یا از طریق شرکت های معتمد مالیاتی. پس از صدور فروشنده حداکثر ۷ روز فرصت دارد تا همان فایل XML تولیدشده را در سامانه به‌طور رسمی ثبت و ارسال کند. اگر این مرحله به تأخیر بیفتد صورتحساب از نظر قانونی کامل محسوب نمی‌شود. بعد از ثبت در سامانه خریدار از طریق کارپوشه‌اش مهلت دارد طی ۳۰ روز صورتحساب را بررسی کرده و در صورت صحت اطلاعات آن را تأیید یا در صورت مغایرت یا خطا عدم‌تأیید کند. اگر خریدار تا پایان این مهلت هیچ واکنشی نشان ندهد به‌صورت ضمنی صورتحساب مورد تأیید تلقی شده و نیازی به اقدام خاصی ندارد
شناسه ۲۲ رقمی یکتای صورتحساب‌های الکترونیکی
پس از تایید صورتحساب یک شناسه صادر می شود که 22 کاراکتر دارد.هر صورتحساب الکترونیکی دارای یک شناسه منحصر به فرد ۲۲ رقمی است که توسط سازمان امور مالیاتی صادر می‌شود. این شناسه به عنوان اثر انگشت یا امضای دیجیتال صورتحساب عمل می‌کند. ساختار این شناسه ۲۲ کاراکتری به چهار بخش مجزا تقسیم می‌شود که هر کدام اطلاعات خاصی را در خود جای داده‌اند. بخش اول شامل ۶ کاراکتر ابتدایی است که به شناسه یکتای حافظه مالیاتی مودی اختصاص دارد و مشخص می‌کند این صورتحساب از کدام سیستم یا حافظه مالیاتی صادر شده است. بخش دوم متشکل از ۵ کاراکتر بعدی است که نشان‌دهنده تاریخ صدور صورتحساب می‌باشد و امکان تعیین دقیق زمان انجام معامله را فراهم می‌کند. بخش سوم که ۱۰ کاراکتر را به خود اختصاص داده شماره سریال صورتحساب است که به ترتیب صدور اختصاص می‌یابد و برای شناسایی صورتحساب‌های متعدد یک مودی استفاده می‌شود. در نهایت کاراکتر آخر به عنوان سریال کنترلی عمل می‌کند که برای راستی‌آزمایی و تأیید صحت کل شناسه به کار می‌رود و از ثبت اشتباه یا دستکاری شناسه جلوگیری می‌کند.
این شناسه یکتا چندین کارکرد مهم در نظام مالیاتی دارد. اول اینکه امکان رهگیری دقیق هر معامله را از ابتدا تا انتها فراهم می‌آورد به طوری که سازمان امور مالیاتی میتواند جریان کالا و خدمات را دنبال کند. دوم از صدور صورتحساب‌های جعلی یا صوری جلوگیری می‌کند چون هر صورتحساب باید شناسه معتبر داشته باشد که فقط از طریق سامانه رسمی قابل دریافت است. سوم امکان تطبیق اطلاعات خرید و فروش بین طرفین معامله را به صورت سیستمی فراهم می‌کند و نیازی به بررسی دستی اسناد نیست. چهارم در محاسبه دقیق مالیات بر ارزش افزوده و تشخیص اعتبارات مالیاتی نقش کلیدی دارد. پنجم به عنوان سندی قابل استناد در مراجع قانونی در صورت بروز اختلاف بین طرفین معامله عمل می‌کند. همچنین این شناسه کمک می‌کند تا در صورت نیاز به اصلاح یا ابطال صورتحساب امکان مراجعه به سند اصلی به سادگی وجود داشته باشد.
صورتحساب های الکترونیکی می بایست به سامانه مودیان ارسال شوند تا مورد تایید و با عدم تائید سازمان واقه شوند. این صورت حساب ها از طریق نرم افزار واسط سامانه مودیان و یا شرکت های معتمد مالیاتی است که به سامانه مودیان ارسال می شوند.برای اینکار نرم افزارهای واسطی زیادی در بازار وجود دارد یکی از معتبرترین و مقرون به صرفه ترین افزونه های واسط کاریا حساب می باشد . مودیان گرامی می توانند تنها با پرداخت 4.900.000 هزار تومان به این افزونه دسترسی داشته باشند و از امکاناتی نظیر پشتیبانی 24 ساعته آموزش رایگان ارسال صورتحساب به سامانه مودیان دسترسی به دمو دسترسی به شناسه کالا و خدمات دسترسی به چت بات اختصاصی حسابدرای و مالیاتی بهره مند شوید.